Créer un tableau de prospection Excel rapidement (+ modèle)

‍Introduction : Pourquoi un tableau de prospection Excel est indispensable pour votre suivi commercial

Un suivi rigoureux de votre prospection est crucial pour ne pas perdre des opportunités, et les convertir en succès commercial. Un tableau de prospection Excel vous permet de centraliser et d'organiser toutes les informations essentielles sur vos leads. Simple, flexible et personnalisable, cet outil devient rapidement indispensable pour toute entreprise cherchant à structurer sa prospection de manière efficace et méthodique.

I. C'est quoi un tableau de prospection sur Excel ?

1. Définition et utilité d'un tableau de prospection

Un tableau de prospection est un outil essentiel pour toute entreprise engagée dans des activités de prospection commerciale. C'est un document, souvent sous la forme d'un fichier Excel ou Google Sheets, qui centralise toutes les informations sur vos prospects. Il vous permet de suivre toutes vos interactions avec vos leads, de l'identification initiale jusqu'à la prise de rendez-vous.

L'utilité principale d'un tableau de prospection réside dans sa capacité à organiser et structurer vos efforts de prospection. Il est particulièrement utile lors de vos sessions de prospection téléphonique : vous l'avez devant vous pour effectuer vos appels de manière fluide, enchaîner les conversations et prendre des notes sur des informations importantes ligne par ligne.

En offrant une vue d'ensemble claire et accessible de vos activités de prospection, un tableau de prospection vous aide à prioriser vos actions, à ne jamais laisser passer une opportunité, et à améliorer la gestion de votre pipeline commercial. Il devient ainsi un véritable tableau de bord pour suivre l'efficacité de vos campagnes de prospection et optimiser vos stratégies commerciales.

2. Qu’est-ce qu’on retrouve dans un tableau de prospection ?

Chez Monsieur Lead, nous sommes une agence spécialisée dans la prospection B2B. Dans nos tableaux de prospection, nous intégrons les informations suivantes pour garantir une fluidité dans nos actions :

• Entreprises à contacter : Liste des entreprises cibles (nom de l’entreprise).
• Nombre de sessions : Compte des sessions de prospection réalisées.
• Appels effectués : Suivi des appels passés.
• À rappeler : Identification des prospects à recontacter.
• Appels connectés : Enregistrement des appels qui ont abouti à un vrai échange avec un prospect.
• Réponses négatives : Suivi des prospects non intéressés.
• Cause réponse négative : Motif du refus du prospect.
• Inscription BDD pour nurturing : Prospects à intégrer dans la base de données pour un suivi ultérieur.
• Nombre de RDVs bookés : Compte des rendez-vous obtenus.

Il s’agit de notre tableau “Tracking Prospection Daily - Template Agence Monsieur Lead” qui permet de suivre une prospection régulière chaque semaine. Le tableau peut être dupliqué chaque nouvelle semaine de prospection, et il y a des feuilles en dessous par jour pour assurer un bon suivi. Vous pouvez télécharger gratuitement le tableau de suivi de prospection de notre agence à la fin de cet article.

Pour compléter cet outil, nous utilisons un autre tableau appelé “Liste de prospection - Template Agence Monsieur Lead”. Ce tableau contient des informations détaillées sur chaque prospect, incluant :

• Nom de l'entreprise : Pour identifier chaque cible.
• Ce qu'ils proposent : Un résumé de l’activité de l'entreprise, utile pour adapter votre discours commercial.
• Contexte : Toute information contextuelle pertinente pour personnaliser l'approche de prospection.
• Nom du contact + intitulé de poste : Les détails du contact principal au sein de l'entreprise cible.
• Numéro de téléphone 1, 2, 3 : Plusieurs numéros de téléphone peuvent être disponibles. Lorsque nous enrichissons les données avec des outils comme Kaspr, différents numéros peuvent être remontés. Plutôt que de choisir à l'avance, nous notons tous les numéros pour que le SDR (Sales Development Representative) puisse tester et trouver le bon.
• Email 1, Email 2 : De la même manière, plusieurs adresses email sont collectées lorsque c’est possible, car il peut être difficile de déterminer à l'avance laquelle est la plus appropriée.

Chez Monsieur Lead, nous nous assurons que nos SDR aient des tableaux prêts à l'emploi, leur permettant de se concentrer exclusivement sur la prise de contact, sans perdre de temps à chercher les bonnes informations.

Ces deux tableaux sont conçus pour fonctionner ensemble :

1. Le premier tableau, axé sur le suivi des actions quotidiennes, vous permet de rester organisé et réactif.
2. Le second tableau fournit toutes les informations nécessaires pour une approche de prospection personnalisée et la plus pertinente possible.

Ils collaborent pour optimiser le suivi de vos campagnes de prospection et maximiser vos résultats.

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II. Pourquoi vous devez avoir un tableau pour le suivi de votre prospection

Dans la prospection commerciale, un tableau de suivi peut faire la différence entre une stratégie réussie et une gestion désorganisée des contacts prospects lors des appels sortants. Que vous soyez commercial indépendant, entrepreneur, ou directeur commercial, cet outil vous permet non seulement d'organiser vos efforts, mais aussi d'optimiser chaque interaction avec vos prospects. Voyons en détail pourquoi cet outil est indispensable pour votre activité.

1. Optimiser le nombre de contacts

L'un des principaux avantages d'un tableau de prospection est qu'il vous aide à gérer efficacement un grand nombre de contacts. Sans un outil structuré, il devient rapidement difficile de suivre qui a été contacté, quand, et avec quel résultat. En centralisant toutes ces informations dans un tableau, vous pouvez non seulement augmenter le nombre de prospects que vous contactez, mais aussi vous assurer que chaque contact est suivi de manière appropriée. Pour un commercial indépendant ou un directeur commercial, cela signifie plus de possibilités de générer des leads qualifiés et, par conséquent, plus d’opportunités générées.

2. Quantifier les contacts établis (et analyser les résultats qualitatifs)

Avoir un tableau de prospection vous permet de quantifier vos efforts. Combien de contacts avez-vous établis cette semaine ? Combien de rendez-vous ont été pris ? En plus des chiffres bruts, un tableau bien conçu permet également d'analyser les résultats qualitatifs. Vous pouvez noter les réactions des prospects, les objections courantes, et identifier les tendances dans vos conversations. Cette analyse approfondie vous aide à affiner votre stratégie, à adapter votre discours commercial, et à mieux cibler vos efforts futurs, ce qui est crucial pour un entrepreneur ou un directeur commercial en quête d'efficacité.

3. Disposer d'une source d’information fiable pour référence

Le tableau de prospection devient rapidement votre source d'information de référence. Plutôt que de vous fier à des notes éparpillées ou à votre mémoire (la pire des sources d’informations possibles), vous disposez d'un document centralisé où toutes les informations clés sont stockées. Pour un entrepreneur ou un directeur commercial, cela signifie que vous pouvez prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et à jour. De plus, ce tableau peut être partagé avec votre équipe, assurant ainsi une cohérence dans la communication et le suivi des prospects.

4. Simplifier la prospection pour optimiser votre temps

Le temps est une ressource précieuse, surtout pour un commercial indépendant ou un entrepreneur qui jongle avec de multiples responsabilités. Un tableau de prospection simplifie votre processus de prospection en rendant toutes les informations accessibles en un seul coup d'œil. Vous savez exactement quels contacts doivent être relancés, quels prospects nécessitent un suivi plus approfondi, et où concentrer vos efforts pour maximiser votre impact. En optimisant votre temps de cette manière, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : générer des rendez vous commerciaux qui peuvent aboutir sur des nouveaux contrats.

III. Tableau de prospection Excel VS Outil payant : lequel choisir ?

La question du choix entre un tableau de prospection Excel gratuit et un outil de prospection payant peut vite se poser quand on est engagé dans la génération de leads. Que vous soyez un commercial indépendant, un entrepreneur, ou un directeur commercial, ce choix dépendra de vos besoins spécifiques, de votre budget, et de la complexité de vos opérations. Analysons ensemble les avantages et les inconvénients de chaque solution pour vous aider à faire un choix éclairé.

1. Comparaison entre un tableau Excel gratuit et les outils de prospection payants

Tableau Excel Gratuit : Avantages et Inconvénients

Avantages :

• Coût nul : Le principal avantage d'un tableau Excel est qu'il est gratuit. Vous n'avez besoin que d'un logiciel comme Microsoft Excel ou Google Sheets, que beaucoup de professionnels possèdent déjà. Cela en fait une solution accessible pour ceux qui débutent ou qui souhaitent minimiser leurs coûts. Et vous n’avez pas à payer plus par nombre d’utilisateurs.
• Flexibilité : Excel ou Google Sheets permettent une personnalisation quasi-totale. Vous pouvez créer un tableau qui répond exactement à vos besoins spécifiques, ajouter ou supprimer des colonnes, créer des formules personnalisées, et ajuster la présentation selon vos préférences.
• Facilité d'utilisation : Si vous êtes déjà familier avec Excel, vous pourrez configurer et utiliser votre tableau de prospection sans nécessiter de formation supplémentaire. Vous avez également le contrôle total sur vos données, sans dépendre d'un prestataire externe.

Inconvénients :

• Limitations fonctionnelles : Bien qu'Excel soit flexible, il reste limité en termes de fonctionnalités avancées. Par exemple, il ne permet pas d'automatiser certaines tâches de prospection, comme l'envoi d'emails en masse ou l'intégration avec d'autres outils CRM (ce qui est normal … ce n’est pas son métier).
• Gestion manuelle : L'utilisation d'un tableau Excel nécessite un suivi manuel pouvant être rigoureux et assez lourd avec le temps. Cela peut devenir fastidieux et source d'erreurs à mesure que la quantité de données augmente.
• Collaboration limitée : Si vous travaillez en équipe, partager et collaborer sur un tableau Excel peut être compliqué, surtout si plusieurs personnes doivent travailler simultanément sur le même document.

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Outils de Prospection Payants : Avantages et Inconvénients

Avantages :

• Automatisation : Les outils de prospection payants comme noCRM offrent souvent des fonctionnalités d'automatisation qui simplifient le suivi des leads, la gestion des tâches, l'envoi d'emails, et bien plus encore. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Fonctionnalités avancées : Ces outils incluent généralement des fonctionnalités puissantes comme l'intégration avec des CRM, l'analyse des données en temps réel, la gestion des campagnes de prospection, et la segmentation des leads. Cela permet d'optimiser la gestion des leads de manière plus stratégique.
• Collaboration améliorée : La plupart des outils payants sont conçus pour favoriser la collaboration en temps réel. Les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble sur la même plateforme, suivre les mises à jour instantanément, et partager des informations sans risque de duplicata.

Inconvénients :

• Coût élevé : Le principal inconvénient des outils de prospection payants est leur coût. Ces solutions peuvent représenter un investissement assez important, particulièrement pour les petites entreprises ou les indépendants. Et souvent ils vont vous facturer par nombre d’utilisateurs.
• Complexité : Certains outils payants peuvent être complexes à prendre en main, nécessitant une formation pour être utilisés efficacement. Cette courbe d'apprentissage peut ralentir votre équipe au départ.
• Dépendance : En utilisant un outil payant, vous devenez dépendant d'une plateforme externe. Si celle-ci rencontre des problèmes techniques ou si vous décidez de changer de fournisseur, cela peut impacter vos opérations de prospection.
• Et puis ils trouveront toujours un moyen de vous facturer plus avec le temps : C’est une exigence de la machine économique... mais cela devient frustrant à cause de tous les outils disponibles sur le marché qu'on doit prendre pour bien travailler et qui finissent par trouver un moyen de vous “coincer” et vous amener à dépenser plus pour débloquer de nouvelles fonctionnalités.

2. Quand passer d'un tableau Excel à un outil de suivi de prospection plus avancé ?

Les tableaux manuels sont un excellent point de départ. Cependant, à un certain moment, vous pourriez atteindre une saturation, et il sera nécessaire d'améliorer vos outils. Cela peut être le cas si :

1. Complexité croissante des opérations :Si votre entreprise grandit et que vous gérez de plus en plus de leads importants, un tableau Excel peut vite montrer ses limites. Si vous avez du mal à suivre vos interactions et que les erreurs de suivi se multiplient, il est peut-être temps de passer à un outil avec des fonctionnalités comme l'automatisation et l'intégration CRM.

2. Besoin d'automatisation :Lorsque vous commencez à ressentir le besoin d'automatiser certaines tâches, comme l'envoi d'emails personnalisés à grande échelle ou la mise à jour automatique des statuts de lead, un outil de prospection payant peut devenir indispensable.

3. Collaboration d'équipe accrue :Si vous travaillez de plus en plus en équipe, un tableau Excel peut devenir un obstacle. La collaboration sur un document partagé peut devenir laborieuse et source de confusion.

4. Besoin d'analyse et de reporting avancé :À mesure que vos campagnes de prospection se multiplient, il devient crucial de pouvoir analyser les performances de l’ensemble des équipes avec précision.

3. Préférence personnelle : ne pas utiliser son CRM pour faire le suivi des prospects

Il est tentant de centraliser toutes vos données dans un seul outil, comme votre CRM, pour gérer vos clients existants et vos appels sortants en prospection B2B. Cependant, mélanger les deux peut rapidement compliquer votre gestion commerciale. Beaucoup de prospects n'ont pas encore donné leur autorisation pour être contactés par votre entreprise. En les intégrant trop tôt dans votre CRM, vous risquez de polluer votre base de données client avec des informations non vérifiées ou non qualifiées.

Cela peut aussi créer un écart important entre le nombre d'opportunités enregistrées au départ et le nombre de deals signés à la fin. Les statistiques de votre CRM deviendront alors faussées, rendant plus difficile l'évaluation de la performance réelle de votre équipe de vente et de votre équipe prospection. Pour cette raison, il est souvent préférable de séparer le suivi des prospects de la gestion des clients dans votre CRM. En utilisant un tableau de prospection distinct, une pipeline à part ou un autre outil, vous maintenez une distinction claire entre les deux processus, ce qui vous permet de suivre plus précisément l'évolution des opportunités sans compromettre la qualité des données de votre CRM et d'analyser les performances de chaque équipe.

Conclusion : Téléchargez gratuitement notre modèle de tableau de prospection Excel

En conclusion, un suivi rigoureux de votre prospection est crucial pour ne pas perdre des opportunités et les convertir en succès commercial. Un tableau de prospection Excel vous permet de centraliser et d'organiser toutes les informations essentielles sur vos leads. Simple, flexible et personnalisable, cet outil devient rapidement indispensable pour toute entreprise cherchant à structurer sa prospection de manière efficace et méthodique. Que vous soyez un commercial indépendant, un entrepreneur ou un directeur commercial, un tableau de prospection vous aide à optimiser vos efforts, à quantifier vos résultats, et à prendre des décisions éclairées grâce à des données précises et bien organisées.

Cependant, à mesure que vos opérations se complexifient et que votre besoin d'automatisation et de collaboration augmente, il peut devenir judicieux de passer à un outil de prospection plus avancé. Il est également important de garder une distinction claire entre le suivi des prospects et la gestion des clients dans votre CRM pour éviter de fausser vos statistiques et de compromettre la qualité de vos données.

Pour vous aider à structurer efficacement votre prospection, nous mettons à votre disposition nos modèles de tableaux de prospection, conçus par les consultants de l’agence Monsieur Lead. Ces outils, que nous utilisons au quotidien, sont prêts à l'emploi et téléchargeables gratuitement.

Téléchargez nos tableaux de prospection ici et commencez à améliorer vos résultats de prospection dès maintenant.

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