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Les secrets d’un mail de rappel qui capte l’attention

Transformez vos rappels de mail en opportunités avec des techniques psychologiques, des CTA percutants et des stratégies de prospection efficaces pour capter l’attention.

Avez-vous déjà envoyé des centaines de rappel de mails… sans jamais obtenir de réponse ? Vous n’êtes pas seul. On attribue souvent ce silence radio à la saturation des boîtes mails ou à la concurrence féroce, mais la vraie raison est plus profonde : la psychologie du prospect. Un courrier électronique de suivi efficace ne se limite pas à un simple rappel, il doit captiver, persuader et inciter à l’action. En maîtrisant les bons leviers – persuasion, timing et approche humaine – vous pourrez transformer vos mails ignorés en opportunités concrètes. Découvrons ensemble comment faire en sorte que votre relance ne passe plus inaperçue.

I - Les biais cognitifs à exploiter pour un mail de rappel irrésistible

Pourquoi certains rappels de mails obtiennent une réponse immédiate alors que d’autres sont ignorés ? La clé réside souvent dans la manière dont ils activent des mécanismes psychologiques inconscients. En prospection, comprendre ces biais cognitifs permet de structurer des relances qui captivent l’attention et incitent à l’action.

Dans cette section, nous allons explorer trois principes psychologiques puissants – l’effet Zeigarnik, le principe de rareté et la preuve sociale – et voir comment les utiliser pour transformer un simple mail de rappel en un déclencheur de réponse irrésistible.

1 - L’effet Zeigarnik - L’inachevé pour pousser à la réponse

L'effet Zeigarnik montre que notre cerveau reste focalisé sur les tâches inachevées, créant une tension qui nous pousse à les terminer. En prospection, utilisez ce biais dans vos mails de relance : en rappelant une conversation en suspens, vous incitez naturellement votre prospect à finaliser l'échange.

1.1 - Pourquoi notre cerveau déteste les tâches inachevées ?

L'effet Zeigarnik s'appuie sur un principe fondamental : une tâche inachevée crée une tension mentale qui nous pousse à vouloir la compléter. Notre cerveau perçoit toute action en suspens comme incomplète et y consacre son attention jusqu'à sa résolution.

En prospection commerciale, ce biais cognitif s'avère précieux pour la relance par mail. Lorsqu'un prospect manifeste un intérêt initial sans donner suite, il conserve probablement cette interaction à l'esprit — il suffit de le lui rappeler intelligemment.

1.2 - Comment formuler un rappel de mail irrésistible sur cette base ?

L'objectif est de réveiller cette tension cognitive en mettant l'accent sur ce qui est resté inachevé. Voici les approches les plus efficaces :

  • Reprendre un élément clé de l'échange précédent : « Lors de notre discussion sur [sujet X], vous aviez manifesté un intérêt pour [bénéfice Y]. Où en êtes-vous dans votre réflexion ? »
  • Mettre en avant une action en suspens : « Suite à notre dernier échange, vous souhaitiez évaluer nos solutions. Avez-vous eu l'occasion d'avancer sur ce point ? »
  • Créer un sentiment d'incomplétude : « Nous avions commencé à explorer comment [votre solution] pouvait répondre à [leur problème]. Souhaitez-vous poursuivre cette discussion ? »

En exploitant le concept de l'inachevé, un simple mail de rappel devient un levier psychologique puissant qui réactive l'intérêt du prospect et suscite une réponse.

2 - Le principe de rareté

Le principe de rareté exploite un mécanisme psychologique fondamental : ce qui est limité devient désirable. En prospection, une offre trop accessible perd de sa valeur. En présentant votre proposition comme une opportunité exclusive, vous créez un sentiment d'urgence qui pousse à l'action. Cette section explique comment utiliser la rareté dans vos relances pour favoriser une décision rapide.

2.1  - L’erreur des relances génériques

Un mail de rappel trop générique passe inaperçu pour une raison évidente : il disparaît dans la masse des emails. Une information banale perd instantanément sa valeur et ne capte l'attention de personne.

Ce phénomène reflète parfaitement notre comportement en ligne : nous sommes naturellement attirés par les contenus plus pertinents et spécialisés. Une approche ciblée, experte et différenciante suscite l'intérêt, tandis qu'une relance impersonnelle sera automatiquement perçue comme peu engageante, voire importune.

Lorsque votre prospect a l'impression d'être simplement un nom dans une liste d'envois automatisés, il n'aura aucune motivation à répondre.

2.2 - L’exclusivité des offres pour attiser l’intérêt

L’or, en soi, n’a pas d’utilité vitale. Nous pourrions parfaitement vivre sans. Pourtant, sa rareté lui confère une valeur immense. Plus une ressource est perçue comme limitée, plus elle devient désirable. Vos mails de relance doivent suivre cette logique. L’objectif est de faire comprendre à votre prospect que votre offre n’est pas accessible à tout le monde, qu’il fait partie des rares privilégiés à en bénéficier.

Exemples de formulations efficaces :

  • J’ai réservé un créneau pour discuter de [bénéfice de l’offre], mais mon agenda se remplit rapidement. Souhaitez-vous que je vous garde cette place ?
  • Nous sélectionnons uniquement quelques entreprises à qui nous proposons cette solution. Vous en faites partie car [raison spécifique]. Devons-nous en discuter ?
  • Je voulais vous réserver cette opportunité en priorité avant de la proposer à d’autres sociétés de votre secteur.

En mettant en avant l’exclusivité, vous donnez à votre prospect une raison immédiate de vous répondre, sous peine de passer à côté d’une opportunité unique.

Beaucoup d’entreprises commettent l’erreur de présenter leur produit comme une offre parmi tant d’autres, sans le différencier ni lui donner de valeur perçue. Résultat ? Leurs mails de relance passent inaperçus, les taux de réponse chutent et leur efficacité commerciale en souffre.

Et si vous faisiez le point sur votre approche ? Découvrez les 5 erreurs qui tuent votre prospection et comment les éviter.

WEBINAIRE - Les 5 erreurs qui tuent vos résultats en prospection (et comment les éviter)

3 - La preuve sociale

Les prospects hésitent souvent à répondre aux relances par manque de confiance. C'est là que la preuve sociale devient obligatoire : quand ils voient d'autres entreprises similaires utiliser votre solution avec succès, cela les rassure et les encourage à répondre. Découvrons comment intégrer les témoignages clients et études de cas dans vos mails pour instaurer cette confiance et susciter des réponses.

3.1 - Quel est l'impact des témoignages clients ?

Un mail de rappel incluant une preuve sociale s'avère bien plus efficace qu'une simple relance. Pourquoi ? Parce que l'impact provient non pas de ce que vous dites sur votre solution, mais de ce que les autres en témoignent.

Cette dynamique fonctionne comme le bouche-à-oreille : nous faisons naturellement plus confiance aux informations qui circulent dans notre environnement. En prospection, tirez parti de ce phénomène en valorisant des témoignages clients ou des références pertinentes.

Votre prospect cherche avant tout à limiter les risques. Il se pose ces questions : « D'autres entreprises comme la mienne utilisent-elles déjà cette solution ? Quels résultats ont-elles obtenus ? » En apportant des réponses concrètes, vous renforcez votre crédibilité et dissipez ses doutes.

3.2 - Comment démontrer l'efficacité de votre solution ?

Les études de cas sont l'un des outils les plus puissants pour établir la confiance. Elles démontrent concrètement l'impact de votre offre à travers l'expérience réelle d'un client satisfait.

Voici trois façons efficaces de les intégrer dans votre mail de rappel :

  • "Nous avons récemment accompagné [Entreprise X] pour [bénéfice concret]. En seulement quelques semaines, ils ont obtenu [résultat mesurable]. Voulez-vous savoir comment ?"
  • "Plusieurs entreprises de votre secteur utilisent déjà notre solution avec succès. Découvrez leur parcours ici [lien vers étude de cas]. Quand souhaitez-vous en discuter ?"
  • "Comme nos autres clients, vous vous posez sûrement des questions. Voici leur retour d'expérience : [témoignage client]."

En utilisant ces preuves sociales, votre mail de rappel devient une démonstration convaincante qui augmente significativement vos chances d'obtenir une réponse.

II - Une structure de mail de relance basé sur l’émotion et la logique

Un bon mail de relance va au-delà d'un simple rappel. Il doit captiver, engager et inciter à l'action. La clé réside dans l'utilisation de deux leviers psychologiques puissants : l'émotion et la logique. L'émotion capte l'attention et crée une connexion authentique avec le prospect en démontrant votre compréhension de ses besoins et enjeux. La logique renforce cette connexion en apportant des éléments concrets et rationnels qui justifient la décision.

Dans cette section, nous explorerons comment structurer un mail de relance efficace en conjuguant ces deux approches. Vous apprendrez à accrocher votre prospect dès la première phrase, susciter une micro-décision immédiate et le conduire vers l'action.

1 - Capter l’attention dès la première phrase

La première phrase d'un mail de relance est déterminante. Face à des centaines d'emails quotidiens, votre prospect ignorera tout message ordinaire. Pour capter son attention, vous devez sortir du lot dès les premiers mots. Évitez les formules éculées comme "Juste un petit rappel" ou "Je voulais savoir si..." qui manquent de force. Optez plutôt pour une accroche qui éveille la curiosité et offre une valeur immédiate.

1.1 - Le piège du “juste un petit rappel”

Si vous commencez votre mail par “Juste un petit rappel”, vous êtes déjà sur la mauvaise voie. Cette formule est non seulement surutilisée, mais elle donne aussi une impression d’excuse ou de manque de valeur.

Pensez-y : si votre relance n’est qu’un "petit rappel", pourquoi votre prospect devrait-il y prêter attention ? Ce type d’introduction est perçu comme fade, impersonnel et facilement ignoré. De plus, cela suggère que votre premier message a été oublié ou jugé sans importance… et ce n’est pas l’image que vous voulez projeter.

1.2 - Trois techniques pour attirer la curiosité du prospect

Pour capter l'attention dès les premiers mots, déployons des techniques originales et percutantes. Voici trois approches éprouvées qui susciteront immédiatement l'intérêt de votre prospect.

Technique 1 - La phrase à impact immédiat

Plutôt que de faire un simple rappel de votre message précédent, commencez avec une accroche percutante qui captive instantanément votre prospect.

Exemple :

  • Saviez-vous que 78 % des entreprises qui optimisent leur process X doublent leurs conversions en moins de trois mois ?
  • Lors de notre dernier échange, vous étiez curieux(se) d'en savoir plus sur [bénéfice concret]. Voici un point clé que nous n'avons pas encore abordé.

Une statistique marquante, une question intrigante ou une promesse concrète attirera bien plus l'attention de votre prospect qu'une simple relance.

Technique 2 - L’élément laissé en suspens

Vous pouvez par exemple souligner quelque chose d’inachevé dans votre dernier échange. Plus concrètement, voici quelques applications :

  • Nous avions évoqué [un problème spécifique] et comment [votre solution] pourrait le résoudre. Vous avez eu le temps d’y réfléchir ?
  • Je voulais m’assurer que vous aviez bien eu l’occasion de voir [ressource envoyée, proposition, démo].

Si vous rappelez subtilement une discussion non finalisée, votre prospect se sentira naturellement poussé à la reprendre.

Technique 3 - L'approche personnalisée et valorisante

Un mail impersonnel est systématiquement ignoré. En revanche, un message qui souligne l'unicité du prospect capte naturellement son attention.

Exemple :

  • Je viens d'échanger avec une entreprise de votre secteur qui fait face aux mêmes défis que vous. Leur solution pourrait vous intéresser.
  • Votre profil a particulièrement retenu mon attention car nous collaborons régulièrement avec des entreprises comme [Nom de l'entreprise]. Je pense que nous devrions échanger sur [bénéfice spécifique].

Le prospect doit percevoir que ce message lui est exclusivement destiné, et non qu'il fait partie d'un envoi automatisé.

2 - Provoquer une micro-décision immédiate

L’objectif d’un mail de relance n’est pas seulement de rappeler au prospect votre existence, mais de le pousser à prendre une petite décision tout de suite. Et pour cela, il faut jouer sur deux leviers puissants : l’émotion et la logique.

2.1 - Les effets des messages émotionnels

Un message purement factuel ne suffit pas à déclencher une réponse. Pour capter l'attention et susciter un véritable intérêt, votre message doit raconter une histoire qui résonne avec votre prospect. Le storytelling et l'empathie sont donc essentiels.

Notre cerveau est programmé pour se connecter aux récits. Lorsqu'un prospect reconnaît une situation similaire à la sienne, il s'engage émotionnellement et se projette naturellement dans la solution proposée.

  • Comment l'utiliser en prospection ?

a - Cas client pertinent : « L'un de nos clients de votre secteur rencontrait le même défi : [problème]. Voici comment nous l'avons aidé à obtenir [résultat positif]. »

b - Mise en situation : « Imaginez-vous dans 3 mois, ayant atteint [bénéfice]. Nous pouvons vous accompagner vers cet objectif. »

c - Empathie et proximité : « Je comprends que ce sujet soit prioritaire pour vous. C'est précisément pourquoi nous avons développé une solution sur mesure pour [problème spécifique]. »

  • Pour qui ?

L'approche émotionnelle est particulièrement efficace auprès des prospects dans les secteurs concurrentiels ou en pleine phase de changement (PME en croissance, startups en développement, entreprises face à de nouvelles réglementations).

2.2 - Le rôle des messages rationnels

L'émotion attire l'attention, mais c'est la logique qui justifie la prise de décision. Une fois l'intérêt du prospect éveillé, il lui faut des éléments concrets pour être convaincu. Les chiffres, études et faits tangibles lui permettent d'évaluer le retour sur investissement (ROI) et de valider son choix de façon rationnelle.

2.2.1 - Quels éléments mettre en avant ?
  • Les données chiffrées – Les chiffres sont des preuves incontestables de l'efficacité de votre solution. Ils apportent de la crédibilité et permettent au prospect d'évaluer rapidement l'impact potentiel sur son activité. Exemple : « Nos clients réduisent en moyenne leur coût d'acquisition de 30 % en six mois. »
  • Le retour sur investissement (ROI) clair – Un décideur veut savoir ce qu'il va gagner concrètement : temps, argent, efficacité. L'intérêt financier de votre solution doit être immédiatement compréhensible. Exemple : « Investir X € dans notre solution vous permet d'économiser X heures de travail par mois, soit une réduction de [X %] sur vos coûts opérationnels. »
  • Les études et références sectorielles – Un prospect a besoin d'être rassuré avant de s'engager. En citant des études reconnues ou des données du marché, vous renforcez votre crédibilité et démontrez que votre solution suit une tendance éprouvée. Exemple : « Selon [source reconnue], 78 % des entreprises ayant adopté [solution] ont vu leur productivité augmenter de X %. »

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2.2.2 - Comment intégrer ces éléments dans un mail de relance ?
  • Approche axée sur les résultats – Présentez un cas concret qui prouve l'efficacité de votre solution. Exemple : « Nous avons récemment aidé [Entreprise X] à [résultat mesurable]. En [durée], ils ont obtenu [bénéfice concret]. Découvrons ensemble comment vous apporter la même valeur. »
  • Comparaison avant/après – Aidez le prospect à se projeter en illustrant clairement le contraste entre sa situation actuelle et les bénéfices de votre solution. Exemple : « Sans [solution], les entreprises consacrent en moyenne X heures à [tâche inefficace]. Avec [solution], ce temps est réduit à X heures, générant une économie de X % sur les coûts. »
  • Facteurs de réassurance – Montrez que votre solution est déjà éprouvée sur le terrain. Exemple : « Déjà adopté par [nombre] entreprises du secteur, notre outil répond spécifiquement aux besoins de [secteur d'activité]. »
2.2.3 - À qui s'adresse cette approche ?
  • Les directeurs financiers – Attentifs aux économies et aux gains quantifiables.
  • Les responsables achats – Doivent justifier chaque investissement.
  • Les dirigeants de grands comptes – Privilégient les études de marché et les benchmarks pour leurs décisions.

En combinant données chiffrées, ROI et preuves tangibles, vous dissipez les doutes du prospect et facilitez sa prise de décision. Un mail de relance bien structuré avec ces éléments devient une véritable opportunité commerciale impossible à ignorer.

3 - Transformer un simple mail en déclencheur de réponse

Un mail de relance doit inciter à l'action immédiate plutôt que simplement rappeler une conversation. Les emails inefficaces restent passifs et permettent au destinataire d'éviter la réponse. Pour maximiser les réponses, structurez votre message autour de deux éléments clés : un appel à l'action (CTA) convaincant et un sentiment d'urgence maîtrisé.

Nous examinerons comment éviter les CTA faibles et comment créer un besoin immédiat en utilisant la rareté et le FOMO (peur de manquer une opportunité).

3.1 - Éviter les CTA mous

Un appel à l'action (CTA) faible manque souvent de précision et d'impact. Les formulations passives comme « Tenez-moi informé », « Dites-moi si cela vous intéresse » ou « N'hésitez pas à revenir vers moi » découragent la réponse. Ces phrases offrent au prospect une échappatoire trop facile, sans créer de sentiment d'urgence.

Pour être percutant, un CTA doit être clair, précis et inciter à l'action immédiate. Le prospect doit comprendre exactement ce que vous attendez de lui, avec une option simple à saisir.

Une approche efficace est de poser une question fermée qui appelle une réponse directe. Par exemple :

  • « Êtes-vous disponible mardi à 10h ou jeudi à 15h pour un rapide échange ? »

En présentant un choix précis, vous simplifiez la décision du prospect. Il lui suffit de choisir l'option qui lui convient.

Une autre stratégie gagnante : projeter le prospect dans la suite logique du processus. Au lieu d'attendre sa réaction, prenez l'initiative :

  • « Souhaitez-vous que je vous réserve une démonstration cette semaine ? »

Vous pouvez aussi stimuler l'engagement en faisant visualiser les bénéfices d'une collaboration. Cette projection facilite la prise de décision :

  • « Si nous collaborions, quel serait votre principal objectif pour le prochain trimestre ? »

Un CTA efficace doit être direct et motivant, tout en restant courtois. Il doit simplifier la prise de décision et encourager le prospect à s'engager davantage.

3.2 - Créer un sentiment d’urgence

Plus une opportunité paraît limitée dans le temps, plus elle devient désirable. Ce phénomène, connu sous le nom de FOMO (Fear of Missing Out), décrit la peur de rater une occasion précieuse. Un mail de relance dépourvu de sentiment d'urgence risque d'être constamment reporté.

En effet, votre prospect se dira qu'il pourra toujours répondre plus tard... jusqu'à finalement ne jamais le faire. Pour éviter cela, il faut suggérer que l'occasion ne sera pas éternelle. Voici comment créer cette sensation d'urgence.

  • La rareté de l’opportunité

Si votre offre ou votre temps est limité, faites-le savoir. Le prospect comprendra qu’il doit agir rapidement s’il veut en bénéficier.

"Nous avons encore deux créneaux cette semaine pour discuter de votre projet. Voulez-vous que je vous réserve une place ?"

  • L’offre à durée limitée

Fixer une échéance claire incite le prospect à ne pas procrastiner.

"Notre offre actuelle est valable jusqu’à [date]. Voulez-vous en profiter avant la clôture ?"

  • La dynamique concurrentielle

Personne ne veut être en retard sur ses concurrents. Suggérer que d’autres entreprises ont déjà franchi le pas peut accélérer la prise de décision.

"D’autres entreprises de votre secteur ont déjà adopté cette approche. Ne laissez pas vos concurrents prendre de l’avance."

L’important est de rester crédible. Une urgence artificielle ou forcée risque d’être perçue comme une tactique de vente agressive. L’urgence doit être subtile, mais bien présente, pour pousser le prospect à agir immédiatement.

III - Le timing parfait : Quand envoyer un mail de rappel pour maximiser l’ouverture et la réponse ?

L'efficacité d'un mail de relance dépend largement de son timing d'envoi et de son approche multi-canal. Le moment idéal varie selon le type de prospect - PME, grand compte ou startup ayant chacun leurs propres habitudes de consultation. Une synchronisation adaptée est donc cruciale pour optimiser le taux de réponse et éviter que votre message ne soit perdu dans une boîte mail surchargée.

1 - Les meilleurs jours et heures selon le type de prospect

Voici les meilleurs moments pour envoyer vos emails de relance selon le type d'entreprise :

1.1 - Pour les PME

Les recommandations optimales pour contacter les dirigeants de PME par email : les meilleures périodes sont en début de matinée (7h30-9h) ou après le déjeuner (13h30-15h), car ce sont les moments où ils consultent généralement leurs emails avant d'être absorbés par leurs tâches quotidiennes. Il est conseillé d'éviter le lundi matin (réservé aux urgences) et le vendredi après-midi (dédié à la clôture hebdomadaire).

1.2 - Pour les grandes entreprises

Pour les grandes entreprises, privilégiez les envois en fin de matinée (10h-11h) ou début d'après-midi (14h-16h). Ces périodes plus calmes entre les réunions sont idéales, car les décideurs consacrent ce temps au traitement de leurs emails. Évitez le lundi, généralement dédié aux réunions internes et à la définition des priorités hebdomadaires. De même, le vendredi après-midi est à proscrire, étant consacré à la finalisation des dossiers.

1.3 - Pour les startups et indépendants

Les startups et indépendants, ayant des horaires plus souples, consultent leurs emails de manière irrégulière. Pour maximiser vos chances de réponse, privilégiez les créneaux du matin (8h-10h) ou de fin de journée (17h-19h), moments où ils sont plus disponibles pour traiter leur correspondance. Le lundi et le mercredi s'avèrent particulièrement efficaces pour les relances, ces journées étant traditionnellement dédiées à la planification. Évitez le vendredi, typiquement consacré aux livrables et aux tâches administratives.

2 - La puissance du multi-canal : Email, LinkedIn et téléphone

Un mail de relance seul ne suffit pas — il faut utiliser plusieurs moyens de contact pour maximiser les résultats. Bien que l'email soit pratique et professionnel, il peut facilement se perdre dans la masse des messages. C'est pourquoi il est conseillé d'utiliser également LinkedIn et le téléphone pour mieux atteindre vos prospects.

Voici la démarche à suivre : commencez par envoyer votre email de relance. Puis, un à deux jours après, envoyez un message LinkedIn court et personnalisé qui fait référence à l'email envoyé. Cette approche vous permet de vous rappeler délicatement à l'esprit du prospect. Si après 3 à 5 jours vous n'avez toujours pas de réponse, passez un appel téléphonique. Cette méthode est particulièrement efficace car elle permet un véritable échange : vous pouvez répondre aux questions et résoudre les problèmes plus directement qu'à l'écrit.

Cette stratégie combinant email, LinkedIn et téléphone s'avère redoutablement efficace. L'email établit les fondations de votre message, LinkedIn maintient le contact en douceur, et le téléphone crée un dialogue authentique. En orchestrant ces trois canaux de communication au bon moment, vous transformez une simple relance en une véritable opportunité commerciale.

Conclusion

Un mail de rappel ne doit jamais être un simple copier-coller de votre premier message. Trop souvent, les relances sont perçues comme intrusives ou inutiles parce qu'elles se contentent de répéter une demande sans apporter de nouvelle valeur. Pour qu’un prospect vous réponde, il faut lui donner une bonne raison de le faire.

Les leviers psychologiques que nous avons explorés sont des outils puissants pour capter son attention et déclencher une réponse. L’effet Zeigarnik joue sur notre tendance naturelle à vouloir finaliser une tâche inachevée. Le principe de rareté stimule la peur de manquer une opportunité précieuse. La preuve sociale, elle, rassure en montrant que d’autres entreprises similaires ont déjà fait confiance à votre solution.

Mais capter l’attention ne suffit pas. Un bon mail de relance doit aussi être structuré intelligemment. L’émotion permet de créer un lien personnel et d’engager le prospect sur un plan humain, tandis que la logique lui apporte les données concrètes qui justifient son passage à l’action.

L’un des éléments les plus négligés dans les relances est l’appel à l’action (CTA). Une phrase comme "Tenez-moi informé" ne pousse personne à répondre. À l’inverse, un message qui propose un créneau précis pour un échange, ou qui met en avant une opportunité limitée dans le temps, incite naturellement à la prise de décision. Sans un CTA fort et clair, même le meilleur mail de relance risque d’être ignoré.

Si vous voulez que vos relances soient vraiment efficaces, vous devez adopter une approche stratégique, basée sur la psychologie, la personnalisation et une structure engageante. Un rappel de mail bien conçu ne doit pas donner l’impression d’être une contrainte pour votre prospect, mais une véritable opportunité pour lui.

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