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Découvrez combien de rendez-vous, de clients, et de chiffre d'affaires vous pourriez obtenir.
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Guide complet sur la prospection téléphonique par l'agence Monsieur Lead : définition, stratégies, outils et organisation pour générer des rendez-vous commerciaux par téléphone.
Dans cet article, nous allons vous présenter le workflow de l’agence Monsieur Lead pour effectuer de la prospection téléphonique visant à générer des rendez-vous commerciaux (démo, présentation) et à attirer de nouveaux clients.
Nous allons commencer par définir ce qu’est la prospection téléphonique et expliquer pourquoi elle est toujours nécessaire aujourd’hui, malgré l'apparition de nouvelles méthodes marketing digitales telles que l'inbound marketing et la publicité.
La prospection téléphonique est une technique de marketing direct qui consiste à contacter par téléphone des prospects potentiels afin de les convertir en clients. Elle implique de prendre un téléphone et de contacter des personnes ou des entreprises répondant à certains critères de qualification.
La prospection téléphonique commence par une sélection minutieuse des cibles. Par exemple, si vous aidez les entreprises à améliorer leur taux de conversion sur leur site Shopify, vous identifiez des e-commerçants générant environ un million d'euros de chiffre d'affaires. Vous savez que ces entreprises rencontrent des défis spécifiques liés à la conversion et qu'elles peuvent bénéficier de votre expertise.
Lors de la prospection téléphonique, vous effectuez des appels à froid. Cela signifie que vous contactez des personnes ou des entreprises qui ne vous ont pas sollicité, mais qui correspondent à votre profil de client idéal. L'objectif est de découvrir si ces prospects sont conscients de leurs besoins et s'ils souhaitent recevoir de l'aide pour résoudre leurs problèmes.
En résumé, la prospection téléphonique consiste à rechercher de nouveaux clients en effectuant des appels non sollicités, mais ciblés. Elle permet de déterminer si les prospects sont intéressés par vos services et de voir comment vous pouvez les accompagner dans l'amélioration de leurs performances, par exemple en augmentant leur taux de conversion sur Shopify.
Malgré l'essor d'Internet et des réseaux sociaux, la prospection téléphonique reste une méthode incontournable. En 2024, nous disposons de nombreuses options pour attirer des clients, comme la création de contenu sur Google, LinkedIn, YouTube, Facebook, et Instagram, ainsi que le lancement de campagnes publicitaires. Cependant, la prospection téléphonique conserve sa pertinence pour plusieurs raisons clés.
Tout d'abord, les méthodes modernes se divisent en deux catégories principales : l'inbound marketing, qui consiste à créer du contenu pour attirer les clients, et la publicité payante, qui utilise des plateformes publicitaires pour atteindre des clients potentiels. Bien que ces approches soient efficaces, elles ne sont pas toujours adaptées lorsque votre cible est précise et nichée. En effet, l'inbound marketing peut attirer des leads non qualifiés, et les publicités payantes manquent souvent de contrôle sur le profil des personnes atteintes.
La prospection téléphonique permet de cibler précisément les types de clients avec lesquels vous souhaitez travailler. Toujours sur notre exemple, si vous visez des e-commerçants sur Shopify avec un chiffre d'affaires entre 1 et 3 millions d'euros, il peut être difficile de les atteindre uniquement via le contenu et la publicité. De même, pour cibler de grandes entreprises, la prospection téléphonique est souvent plus efficace que d'espérer qu'elles viennent à vous via du contenu en ligne.
En somme, la prospection téléphonique complète vos actions commerciales et marketing en permettant une approche proactive et plus précise. Elle vous aide à atteindre une typologie de leads qualifiés que les autres méthodes ne parviennent pas à capter efficacement.
Maintenant que vous comprenez la prospection téléphonique, je vais vous expliquer le workflow et la méthode que nous utilisons chez Monsieur Lead, une agence spécialisée dans ce domaine. Nous réalisons la prospection pour nos clients, des entreprises B2B.
Avant de commencer la prospection, il est important de définir votre ICP (Ideal Customer Profile). En général, trois ICPs sont définis par campagne de prospection. Pourquoi prendre ce temps ? Simplement parce qu'il est essentiel de savoir exactement quel type de client vous souhaitez attirer.
Vous ne voulez pas prospecter n'importe quelle entreprise. D'abord, obtenir les contacts de ces entreprises a un coût que l’on paie sur des logiciels. Ensuite il y a aussi les salaires ou les honoraires pour les personnes en charge de la prospection, ainsi que tous les outils nécessaires pour bien cibler ces prospects. Il est donc crucial d'optimiser et de se concentrer sur les meilleurs clients, ceux qui ont le plus besoin de vos services et qui sont les plus susceptibles de faire affaire avec vous. Il y a une question de rentabilité derrière cette démarche.
Chez Monsieur Lead, parmi nos ICPs, nous trouvons notamment les éditeurs de logiciels, les centres de formation et les agences de communication. Ce sont essentiellement les trois types d'entreprises qui ont le plus besoin de nos services et que nous allons essayer de contacter par de la prospection téléphonique. De plus, nous pouvons préciser qu'il s'agit souvent de sociétés ayant entre 4 et 49 salariés et qui se développent bien.
Maintenant, quelles sont les étapes pour créer ou définir un ICP ? Voici une capture d'écran de notre espace sur Notion qui contient la méthodologie que nous utilisons pour définir des ICP pour nos clients.
Nous allons d'abord essayer de déterminer les caractéristiques démographiques, la taille de l'entreprise, l'industrie, sa situation financière, son fonctionnement actuel, les problèmes qu'elle rencontre, ses désirs, ses peurs, et sa zone géographique.
Ensuite, nous identifierons les « red flags » qui indiquent que la collaboration risque de mal se passer ou que le prospect risque de ne pas être très qualifié. Cela peut concerner des questions de budget, une internalisation prévue, ou le fait de ne pas avoir le bon décideur au téléphone. Cela peut aussi être une attitude du client qui ne laisse pas de place au partenaire pour se positionner en tant qu'expert. Il est important de définir ces « red flags » car, lorsqu'on prospecte au téléphone, nous consulterons cette grille pour savoir si c'est un bon contact, une opportunité, ou quelqu'un à ne pas recontacter.
Et puis il faut définir le décideur, le champion ou le prescripteur. Dans une entreprise, surtout dans les PME, la personne qui décide ne sera pas forcément celle avec laquelle nous échangeons le plus au quotidien. Le champion, par exemple, peut être un responsable marketing, une directrice des ressources humaines, un responsable commercial, un traffic manager, ou un DSI. Cela dépend de la branche dans laquelle vous êtes. C'est un responsable dans l'entreprise au sein d’un pôle dédié, et c'est avec cette personne que vous discuterez régulièrement. Même si ce n'est pas elle qui valide le paiement, cette personne a beaucoup d'influence sur la décision de travailler avec vous et il est important de la connaître. À côté, il y a le décideur qui sera le CEO, le fondateur ou le gérant qui est la personne qui va signer votre devis et valider votre paiement.
Maintenant que nous avons les portraits robots et une idée claire et précise de la typologie d'entreprise que nous voulons attirer, il va falloir constituer des listes d'entreprises réelles qui remplissent ces critères via différents outils.
Parmi ces outils, nous pouvons utiliser LinkedIn Sales Navigator. C'est une version payante de LinkedIn qui vous permet d'utiliser la base de données, les contacts et les informations des utilisateurs. C'est une première façon de créer des listes.
Cependant, un des problèmes de Sales Navigator est qu'il utilise seulement les données de LinkedIn, et toutes les entreprises ne sont pas sur LinkedIn. Parfois, des entreprises importantes ne veulent pas s'inscrire sur cette plateforme. En utilisant seulement LinkedIn, on rate des opportunités. Sales Navigator ne permet pas un ciblage aussi précis que d'autres solutions comme Pharow. Par exemple, Pharow vous donne accès à une base de contacts beaucoup plus large, avec des informations de LinkedIn, des recherches sur Internet, des données légales, de l'administration française, de sites de recrutement et d'autres sources.
Avec Pharow, vous aurez potentiellement une plus grande liste de contacts répondant à vos critères. De plus, Pharow permet un ciblage très précis, en segmentant vos listes selon divers critères. Vous n'avez pas forcément envie de contacter toutes les personnes qui remplissent vos critères, car vous pourriez vous retrouver avec une liste de 500 personnes. Cela rendrait la prospection inefficace, hyper agressive et mal faite, et vous ne vous sentiriez pas bien, tout comme les commerciaux. Les résultats ne seraient pas bons.
Il est donc important de segmenter, c'est-à-dire de catégoriser. Vous pouvez le faire par secteur d'activité, par localité, par taille de l'effectif, par tranche de chiffre d'affaires, par technologie utilisée, par outils utilisés ou par signaux d'alerte. Par exemple, les entreprises en phase de recrutement, celles qui ont effectué un recrutement récemment, celles qui ont levé des fonds ou déménagé, etc. Choisissez le critère de segmentation le plus pertinent par rapport au moment où les gens peuvent avoir besoin de vous.
Chez Monsieur Lead, nous recommandons l'utilisation de Pharow plutôt que LinkedIn Sales Navigator pour constituer des listes de contacts. Pharow permet une segmentation plus fine et un ciblage plus précis, ce qui améliore la qualité de la prospection et augmente les chances de générer des rendez-vous commerciaux réussis. Utiliser Pharow garantit que les listes sont bien segmentées et ciblées, facilitant une prospection qualitative et efficace.
Le seul inconvénient de Pharow est qu'il peut être difficile de connaître tous les employés d'un département dans une très grande entreprise.
Pour en savoir plus, nous vous recommandons de lire cet article sur “Pharow, la meilleure alternative à Sales Navigator ?”. Vous pouvez également revoir cette conférence en ligne avec Alexis Martel, le COO de Pharow, qui explique les enjeux de la constitution d’une liste pour la prospection téléphonique et montre comment utiliser Pharow en direct.
Juste, j'ai l'impression de ne pas avoir mentionné une étape importante de la prospection : l'enrichissement des contacts téléphoniques et des emails de contacts. Vous utiliserez Pharow ou Sales Navigator pour identifier les personnes à contacter, mais vous n'aurez pas toujours leurs informations de contact. Utiliser les standards téléphoniques sur Google peut parfois fonctionner, mais ce n'est pas la méthode la plus efficace pour prospecter par téléphone, car vous tomberez souvent sur la "gatekeeper", c'est-à-dire l'assistante ou la réceptionniste qui a reçu pour ordre de filtrer les appels non-sollicités. Vous aurez donc besoin d'un outil pour obtenir les e-mails et les numéros de téléphone des personnes à contacter.
Chez Monsieur Lead, nous utilisons Kaspr, surtout pour les numéros de téléphone, même s'il fournit également des e-mails. Il y a aussi Dropcontact, qui permet d'enrichir les informations de contact des personnes que nous voulons joindre.
Cela a un coût, mais sans ces informations, vous ne pourrez pas joindre les gens efficacement. Chercher les numéros de téléphone en ligne par vous-même est possible, mais très difficile et chronophage. Vous perdrez beaucoup de temps précieux qui pourrait être consacré à la prospection effective. Il est donc crucial d'investir dans ces outils si l’on est sérieux dans sa prospection.
Des outils comme Kaspr ou Dropcontact utilisent des systèmes informatiques pour explorer le web et récupérer les informations telles que les numéros de téléphone et les e-mails. Ils les associent avec le nom d'une entreprise, le nom d'une personne, etc. Les sources peuvent être LinkedIn, les sites web, les infos légales, les pages jaunes, les sites de recrutement, et partout où l'on peut laisser une information de contact. Ce serait un travail colossal pour un humain, mais les robots s'en chargent. Nous récupérons ensuite ces informations pour effectuer notre prospection.
Maintenant que nous avons la liste des personnes à contacter (et leurs contacts), il faut les organiser dans des tableaux. On parle souvent du commercial comme quelqu'un de très relationnel, mais le commercial 2.0 à l'ère du digital est surtout structuré et organisé dans sa prospection. Vous ne pouvez pas vous reposer sur des petites notes éparses; il vous faut un endroit pour centraliser et suivre votre prospection.
À ce niveau, vous pouvez utiliser un CRM comme HubSpot, un outil comme Monday, ou même Notion. Vous pouvez aussi faire un tableau sur Google Sheets ou Excel pour suivre votre prospection.
Chez Monsieur Lead, nos tableaux incluent des catégories comme le nom de l'entreprise, ce qu'elle propose, le contexte de l'entreprise (pourquoi on les appelle), le nom du contact, son poste, les numéros de téléphone, les emails, etc. On liste ainsi 20 à 30 entreprises à contacter par session d'appel téléphonique, qui dure souvent entre 1h30 et 2h.
Vous pouvez aussi utiliser un outil comme noCRM, spécialement conçu pour les commerciaux qui trouvent les CRM classiques trop longs et inadaptés. Nous l'utilisons chez Monsieur Lead surtout pour la prospection car nous ne voulons pas surcharger notre CRM HubSpot avec des listes de contacts non intéressés ou non sollicités.
On va donc utiliser noCRM ou des Google Sheets pour catégoriser les personnes à contacter. Ensuite, quand des opportunités sont générées, nous les transférons dans HubSpot où le SDR passe la main à l’Account Exécutif pour les présentations, démonstrations et le closing du lead.
En tout cas nous déconseillons d'intégrer vos listes de prospection dans le CRM que vous utilisez quotidiennement pour la gestion des opportunités car cela pourrait créer du désordre.
Nous avons complété toutes les étapes préliminaires pour une prospection efficace : définir les ICP, créer des listes segmentées, enrichir les informations de contacts et organiser ces listes dans des tableaux, que ce soit sur Google Sheets ou avec des technologies Saas comme noCRM. Il est maintenant temps de passer à l'action et de prospecter de manière à maximiser le nombre de rendez-vous commerciaux pour votre entreprise.
Ce qu'il vous faut en premier lieu, c'est un script. Un script est un texte que vous allez rédiger pour savoir exactement quoi dire aux personnes que vous allez appeler. Pourquoi prendre le temps de créer un script ? C'est pour être efficace. Quand vous commencerez à passer des appels, il faut que ce soit fluide et sans hésitation. Vous n'êtes pas là pour réfléchir ou chercher vos mots. Vous êtes là pour passer un maximum d’appels, avoir des conversations téléphoniques avec des personnes intéressantes et identifier des opportunités. Cette approche doit être la plus efficace et efficiente possible.
Une autre raison de mettre en place un script est qu'il permet de consigner les éléments importants. Cela élimine le hasard. En testant différents discours, vous pouvez identifier les phrases, mots, ou manières de dire qui fonctionnent, et les intégrer dans le script. Ainsi, toutes les équipes de prospection peuvent en bénéficier. À l'inverse, si un élément ne fonctionne pas, vous pouvez également le corriger dans le script pour que tout le monde en profite. Mais même si vous êtes seul à faire votre prospection, avoir un script est essentiel.
Dans les grandes lignes, que va contenir le script ? Tout d'abord, une présentation en une ou deux lignes. Par exemple : "Bonjour, je suis [votre nom] de [votre entreprise]. Je vous contacte pour [raison]." Lorsque vous appelez, la personne à l'autre bout du fil veut savoir qui vous êtes et pourquoi vous appelez. Dès les premières lignes, il faut répondre à ces questions. De plus, il est crucial de donner une raison suffisamment intéressante pour que la personne reste en ligne quelques minutes et accepte de prendre un rendez-vous avec vous par la suite.
Un autre élément à intégrer dans votre script est la réponse aux objections. Les objections sont inévitables. Jordan Belfort, le (vrai) loup de Wall Street, disait que la vente commence quand on vous dit non. C'est là que le vrai défi commence. Pensez à l'avance aux objections que les gens pourraient avoir. Par exemple, ils pourraient dire qu'ils ne sont pas intéressés, qu'ils ont déjà quelqu'un pour ça, ou qu'ils ont un partenaire externe. Préparez des réponses à ces objections pour bien les traiter.
Enfin, noCRM a développé une plateforme qui permet de générer rapidement un script téléphonique adapté à votre activité. C'est vraiment top. J'ai moi-même utilisé cet outil pour créer certains scripts, ce qui m'a fait gagner du temps. Que vous débutiez ou que vous souhaitiez simplement gagner du temps, le générateur de script de noCRM est un excellent outil.
En matière d'organisation pour la prospection téléphonique, c'est assez simple: il faut s'asseoir, prendre son téléphone et passer les appels. Bien sûr, il existe des outils pour faciliter cette tâche, mais ici, nous nous concentrons sur l'essentiel : s'asseoir et passer les appels.
En théorie, c'est simple, mais en pratique, cela dépend de votre rôle et de votre statut. Par exemple, si vous êtes un business developer recruté que pour la prospection, vous devriez viser deux sessions de prospection par jour, avec chaque session durant environ 1h30-2h. Vous devriez essayer de passer entre 30 et 40 appels par session, ce qui fait entre 60 à 80 appels par jour, avec pour objectif de générer 3 à 5 rendez-vous commerciaux quotidiens.
Le nombre d'appels nécessaires varie aussi en fonction de votre cible : SMB (Small to Medium Business), Mid Market (ETI) ou grands comptes. Avec les grands comptes, le temps de préparation est plus long et les échanges avec des interlocuteurs de la même entreprise sont plus nombreux.
En revanche, si vous êtes un commercial full cycle, c'est-à-dire que vous gérez la prospection, le closing des ventes, les comptes clients et parfois même le management des sales juniors, la gestion du temps devient plus complexe. Dans ce cas, essayez de caler deux sessions de prospection par semaine, avec environ 30-40 appels par session. Cela s'applique aussi si vous êtes entrepreneur et que vous gérez vous-même la prospection. Vous n'aurez pas le temps de le faire à plein temps comme un business developer ou un SDR. L'inconvénient est que le nombre d'opportunités générées sera plus faible, ce qui ralentit la croissance de votre activité.
Par ailleurs, si vous souhaitez vous libérer et accélérer votre prospection vous pouvez nous contacter : l'agence Monsieur Lead peut gérer cette mission pour vous. Ou bien si vous pouvez lire cet article pour d’abord voir comment choisir une bonne agence de prospection.
En moyenne, pour une session de 30 appels, vous pouvez vous attendre à 7 à 10 échanges avec les bons interlocuteurs et à obtenir 1 à 2 rendez-vous. Notez que vous recevrez également 6 à 8 refus, ce qui est normal. Pour une entreprise B2B avec un panier moyen élevé, générer 1 à 2 rendez-vous qualifiés en 1h30 est très intéressant (demandez à vos collègues du marketing le ROI après 1h30/2h à faire un contenu). Sur une semaine de travail, un BDR à plein temps pourrait générer environ 70 à 133 échanges avec les bons interlocuteurs et obtenir 10 à 27 rendez-vous qualifiés.
Maintenant atteindre ce niveau d'efficacité, il est crucial que les listes de contacts soient bien préparées à l'avance, afin que le commercial puisse se concentrer uniquement sur les appels.
Enfin, l'un des meilleurs moments pour contacter des CEO se situe entre 17h et 19h ou entre 8h30 et 10h. C'est à ces horaires que vous aurez le plus de chances d'établir des appels connectés, de tenir des conversations et de générer des opportunités.
Maintenant que vous avez l'organisation en place, il est temps de passer aux appels téléphoniques. Pour ces appels, je vous recommande d'utiliser un outil comme Ringover plutôt qu'un téléphone personnel.
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Cela vous permettra de bien séparer votre vie professionnelle de votre vie personnelle. Certaines personnes rappellent parfois, et il ne serait pas idéal de recevoir ces appels sur votre numéro personnel. Vous risquez aussi de vous mélanger les pinceaux : qui m'appelle ? Est-ce professionnel ou personnel ?
En utilisant un outil comme Ringover, vous pouvez enregistrer vos appels. Cela est très important pour réécouter et analyser vos conversations. Pendant les appels, vous aurez parfois des commentaires durs ou des réactions agressives, mais c'est rare en vérité.
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Ringover est une bonne option, mais il y a aussi Aircall sur le marché, bien que je trouve ce dernier un peu cher pour de la simple prospection.
Avec Ringover, vous pouvez activer un compte rapidement et commencer à passer des appels en 3 minutes. Vous obtenez un numéro de téléphone et pouvez démarrer tout de suite.
Il est préférable d'être dans une pièce calme. Même pour la prospection, je préfère un endroit tranquille. Je passe en mode "travailleur" : sans distractions, sans appels entrants, concentré uniquement sur mes appels. Utilisez un casque ou des Airpods pour avoir les mains libres et prendre des notes en même temps sur ce que les gens disent d'intéressant, sur les objections et toute information utile.
Avant de terminer cette section, il est important de souligner le suivi des prospects après les appels. Une bonne organisation est cruciale car certains contacts ne répondront pas et devront être rappelés, d'autres demanderont à être rappelés plus tard. Tout cela demande une organisation.
Utilisez un outil comme noCRM pour noter les informations et vous guider. Cela vous rappellera quand faire les suivis et relances, et vous offrira une structure claire et simple. Le but n'est pas seulement de passer des appels et de parler à de bons contacts, mais de transformer ces contacts en opportunités commerciales, qui seront ensuite transmises à un Closer ou un Account Executive pour générer des revenus et de nouveaux clients pour l'entreprise.
Donc maintenant que vous avez terminé ces étapes, passons à la dernière phase : le reporting, le suivi des appels de prospection, et l'optimisation de ces processus.
Suivi de la prospection
Il est essentiel d'avoir un suivi clair et précis des entreprises contactées. Voici les éléments à suivre :
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Objectifs de prospection
Pour une prospection téléphonique standard par une personne à temps plein, voici les objectifs typiques :
Analyse et optimisation
Ces métriques vous serviront de référence pour analyser et optimiser votre prospection. Si vos résultats sont bien en dessous de ces chiffres, il y a probablement un problème à résoudre.
Réécouter les appels
Réécouter vos appels est crucial pour améliorer votre approche. Analysez autant les appels réussis que les échecs pour identifier ce que vous pouvez corriger et implémenter. Cela vous aidera à affiner votre approche et à devenir plus efficace pour obtenir des rendez-vous commerciaux générant de nouveaux clients.
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La prospection téléphonique reste une méthode essentielle et efficace pour générer des rendez-vous commerciaux et attirer de nouveaux clients, surtout à l'ère du marketing digital.
En appliquant ces étapes et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez structurer efficacement votre prospection téléphonique, maximiser vos chances de succès et générer des opportunités commerciales de qualité. La prospection téléphonique, bien exécutée, reste un pilier incontournable de la stratégie commerciale.
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